Sự thay đổi về tổ chức diễn ra liên tục trong thời đại được đánh dấu bằng những tiến bộ công nghệ nhanh chóng, động lực thị trường đang thay đổi và những ảnh hưởng kéo dài của đại dịch toàn cầu. Một cuộc khảo sát của McKinsey & Company cho thấy 80% tổ chức đã trải qua một số hình thức chuyển đổi trong 5 năm qua, tuy nhiên chỉ 1/3 trong số các sáng kiến này thành công.
Quá trình chuyển đổi phòng ban - dù là do tái cơ cấu, thay đổi lãnh đạo hay thay đổi chiến lược - đều đặt các nhà lãnh đạo vào một trong những hoàn cảnh thay đổi đầy thách thức nhất vì những ảnh hưởng thực sự mà họ có thể gánh chịu đối với tinh thần, năng suất và sự gắn kết.
Dưới đây là bốn chiến lược giúp hướng dẫn nhóm của bạn vượt qua kiểu chuyển đổi này.
.png)
1. Truyền đạt “lý do” một cách rõ ràng và xác thực
Giao tiếp rõ ràng, minh bạch là nền tảng của việc điều hướng qua các chuyển đổi phòng ban một cách thành công. Các nhà lãnh đạo phải diễn đạt "tại sao" đằng sau các thay đổi, cung cấp bối cảnh và chỉ ra tác động dự kiến đối với đội nhóm. Điều này không thể chỉ là một lần thông báo đơn lẻ một chiều. Là một nhà lãnh đạo, bạn nên lắng nghe ý kiến của đội nhóm về sự chuyển đổi để giải quyết những mối quan ngại ngay lập tức, xác nhận sự hiểu biết của từng cá nhân và tạo cơ hội để thông điệp thực sự gây ấn tượng với tất cả mọi người.
Ví dụ, trong một cuộc chuyển đổi phòng ban gần đây tại một công ty phát triển phần mềm, CEO đã tận dụng các kênh truyền thông đa dạng - bao gồm các cuộc họp thường xuyên và thông điệp được cá nhân hóa - để giao tiếp mở cửa với toàn bộ đội nhóm về sự cần thiết của việc tổ chức lại các phòng ban phù hợp với các mục tiêu chiến lược mới của công ty. Các cuộc họp này đã phục vụ như các buổi tương tác để giải đáp thắc mắc, trả lời câu hỏi và cập nhật tin tức, tạo ra một cảm giác đoàn kết và mục đích trong số nhân viên.
Phương pháp của CEO đã tích hợp các giải thích hình ảnh và câu chuyện rõ ràng để làm rõ mục tiêu và quy trình chuyển đổi, giúp giảm bớt sự không chắc chắn và lo lắng trong số các thành viên trong đội nhóm. Bằng cách áp dụng phương pháp này, CEO đã giữ được lòng tin của nhân viên bằng cách neo lãnh đạo quanh các giá trị cốt lõi và nguyên tắc, vì những giá trị này vẫn ổn định ngay cả khi môi trường không gìn giữ được. Chiến lược giao tiếp minh bạch này, được đảm bảo bởi cam kết với đối thoại hai chiều và các cập nhật định kỳ, là một ví dụ về lãnh đạo hiệu quả trong những thời điểm biến đổi.
2. Thừa nhận tác động cảm xúc
Các sự chuyển đổi trong doanh nghiệp có thể gây ra tác động tâm lý lớn đối với nhân viên, và để đối phó với hiện thực này, các nhà lãnh đạo phải tập trung vào sự đồng cảm và hỗ trợ. Trong bối cảnh của việc chuyển đổi phòng ban của công ty phát triển phần mềm, các thay đổi trong cấu trúc báo cáo và vai trò công việc đã gây ra lo lắng trong đội nhóm. Được hỗ trợ bởi việc giao tiếp đa kênh của CEO, các trưởng phòng đã tổ chức các cuộc họp một một để mở cửa thảo luận về những lo ngại, đưa ra sự yên tâm và hỗ trợ nhân viên thích nghi với các quy trình mới. Công ty cũng cung cấp các cơ chế hỗ trợ để giúp nhân viên vượt qua giai đoạn chuyển đổi, bao gồm truy cập vào dịch vụ tư vấn và cơ hội phát triển chuyên môn. Cách tiếp cận này không chỉ giúp giải quyết ngay lập tức sự lo lắng tâm lý của nhân viên mà còn biến những thách thức này thành tiềm năng phát triển, minh họa cho sự ảnh hưởng sâu sắc của lãnh đạo thông minh về cảm xúc trong những thời kỳ biến đổi.
3. Tạo dựng sự sở hữu và tham gia
Tạo điều kiện cho các thành viên trong đội nhóm tham gia tích cực vào quá trình chuyển đổi có thể tăng cường đáng kể sự cam kết của nhân viên đồng thời củng cố sự sở hữu. Để hỗ trợ quá trình này, các nhà lãnh đạo nên tham gia nhân viên trong quá trình ra quyết định, thu thập ý kiến của họ về các chiến lược triển khai, và giao phó trách nhiệm một cách phù hợp trong quá trình chuyển đổi phòng ban. Các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy sự đổi mới và tăng khả năng thành công bằng cách tận dụng sự thông hiểu chung của đội nhóm, thay vì áp dụng cách tiếp cận lãnh đạo từ trên xuống. Bằng việc ưu tiên an toàn tinh thần của đội nhóm, các nhà lãnh đạo có thể tạo ra một môi trường mà các thành viên trong đội cảm thấy được quyền lực để mạo hiểm, biết rằng việc mỗi quyết định không phải lúc nào cũng thành công.
Trong quá trình tái cơ cấu tại công ty phát triển phần mềm, CEO đã thành lập các nhóm lao động chức năng của nhân viên để hợp tác trong việc tạo ra các cấu trúc tổ chức mới, thay vì chỉ đơn giản là ra lệnh về những thay đổi sẽ như thế nào. Bằng cách thường xuyên tìm kiếm ý tưởng, đánh giá một loạt các giải pháp tiềm năng và cung cấp phản hồi cho lãnh đạo về sở thích của họ, những nhóm nhân viên này đã đóng góp vào quá trình đổi mới, củng cố văn hóa làm việc cộng tác và quyền lực. Sự tham gia cộng đồng này đã đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được coi trọng, hiểu rõ hơn về vai trò của họ, trải qua một mức độ kiểm soát cao hơn đối với công việc của mình, xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ thông qua làm việc nhóm, và có khả năng nhận biết rằng quá trình chuyển đổi là công
4. Chuẩn bị đội nhóm cho những thay đổi trong tương lai
Dẫn dắt qua những thay đổi không chỉ là về việc quản lý quá trình chuyển đổi - điều quan trọng là phải trang bị cho đội nhóm của bạn sức mạnh và sẵn sàng cho một tương lai mà thúc đẩy sự tiến hóa liên tục và thành tựu tập thể. Bằng cách ủng hộ sự học hỏi liên tục và sự thích nghi cho nhân viên của bạn, bạn có thể giúp mọi người điều hành các chuyển đổi một cách mượt mà hơn trong khi đặt tổ chức vào vị thế cho sự thành công trong tương lai. Khái niệm về tổ chức học tập nhấn mạnh vào sự quan trọng của tư duy hệ thống, tầm nhìn chung và sự học tập tập thể trong việc thích nghi với mọi loại thay đổi. Bằng cách đầu tư vào việc phát triển các thành viên trong đội, các nhà lãnh đạo trang bị nhân viên với các công cụ và sự tự tin để tiếp tục phát triển ngay cả khi có sự thay đổi tổ chức mới nảy sinh.
Quay lại ví dụ về công ty phát triển phần mềm, đội lãnh đạo nhận ra nhu cầu nâng cao kỹ năng của tất cả nhân viên để phù hợp với các công nghệ và phương pháp mới. Các nhà lãnh đạo tổ chức các hội thảo, hội thảo và khóa học trực tuyến về phát triển linh hoạt, điện toán đám mây và phân tích dữ liệu được tùy chỉnh cho các nhu cầu cụ thể của các phòng ban khác nhau. Bằng cách ưu tiên học hỏi liên tục, công ty đã giúp đảm bảo các đội của mình vẫn cạnh tranh và thích ứng trong ngành công nghệ đang phát triển nhanh chóng.
Việc điều hướng quá trình chuyển đổi giữa các bộ phận đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải đề cao khả năng giao tiếp rõ ràng, trí tuệ cảm xúc, quyền làm chủ và văn hóa học hỏi liên tục. Bằng cách tập trung vào bốn ưu tiên này, các nhà lãnh đạo có thể biến những gián đoạn tiềm ẩn thành cơ hội phát triển và đổi mới.
Theo: Susan Peppercorn and Tony Martignetti (HBR)
